Inkoop en voorraadbeheer

Om uw inkoop en voorraad strak op orde te hebben, biedt de backoffice verschillende handige tools en modules. In deze handleiding behandelen we het besteladvies en de inkoop van bestelartikelen.

Artikelen Inrichten

Bij het inrichten van de backoffice kunt u onder het tabblad 'artikelen' diverse gegevens aan een artikel koppelen, zoals prijs, eenheid, leverancier, etiketten en ingrediënten. Een belangrijk veld is 'lever type en dagen'. Hier geeft u aan of het artikel standaard op voorraad is of een bestelartikel betreft. Bij bestelartikelen vult u vervolgens het aantal leverdagen in. Meer over bestelartikelen inkopen

Gegevens Invoeren bij Artikelen

1. Voorraadgegevens: Onder het tabblad 'artikelen' en vervolgens 'voorraad', kunt u de voorraadgegevens van een artikel invoeren en aanpassen:
   • Minimale Voorraad: Het minimum aantal dat op voorraad moet zijn.
   • Maximale Voorraad: Het maximum aantal dat op voorraad mag zijn.
   • Bestellen per: De hoeveelheid waarin het artikel besteld kan worden.
   • Waarschuwingen: Instelbaar voor bijna minimale voorraad en THT (Ten minste Houdbaar Tot) waarschuwingen.

Besteladvies

Om uw magazijnvoorraad optimaal te beheren en problemen zoals derving of tekorten te voorkomen, biedt de backoffice de 'besteladvies' module. Deze module geeft een overzicht van de artikelen waarvoor u een besteladvies wilt ontvangen.

Dit scherm toont een besteladvies van voorraadartikelen uw magazijn. Het overzicht helpt bij het beheren van minimum- en maximumvoorraden en het genereren van inkoopadviezen. Hieronder de belangrijkste onderdelen van het scherm:

Bovenbalk

• Filtermogelijkheden: op leveranciers en sortering op artikelnaam/artikelnummer of op leverancier.
• Referentiedatum: geplande verkoopperiode wordt rechtsboven ingesteld.
• Knoppen: Exporteren, Printen, Reset en Verversen.

Tabel met Artikelen

Artikelen met lage voorraad of risico's worden met rode waarschuwingscijfers of cellen gemarkeerd.

Onderaan vindt u een totaaloverzicht van:

• Totaal colli
• Totale inkoopwaarde
• Minimum bestelbedrag

Besteladvies Opvragen

1. Navigatie: Ga naar het tabblad 'inkoop' en selecteer 'besteladvies'.
2. Magazijn Selectie: Kies het betreffende magazijn.
3. Overzicht en Advies: Het systeem toont producten die de waarschuwingsgrens of minimale voorraad hebben bereikt. In de laatste kolom ziet u het besteladvies, dat u naar wens kunt aanpassen.

Het systeem berekent het advies op basis van de verkoopgegevens van de door u ingestelde periode, instelbaar rechtsboven in de module.

De berekening voor het besteladvies werkt per product als volgt:

1. Controle op minimale voorraad:

• Het systeem vergelijkt de huidige voorraad met de minimale voorraad.
• Als de huidige voorraad lager is dan de minimale voorraad, dan wordt het artikel als aanvulbehoefte gemarkeerd.

2. Berekening van het aanvuladvies:

Het verschil tussen de maximale voorraad en de huidige voorraad wordt berekend:

Aan te vullen hoeveelheid = Maximale voorraad - Huidige voorraad

3. Aanvullen op basis van besteleenheid:

• Deze hoeveelheid wordt vervolgens aangepast op basis van de waarde in "bestellen per".
• Het systeem rondt de aanvulhoeveelheid omhoog naar het dichtstbijzijnde veelvoud van deze besteleenheid:

Besteladvies = Omlaag afgeronde hoeveelheid / Bestellen per * Bestellen per

4. Resultaat:

• Dit geeft het besteladvies dat wordt weergegeven in de kolom “Advies”.
• Dit advies kan handmatig worden aangepast via de kolom “Aantal inkoop”.

Let op: Voor sommige producten (waar geen maximale voorraad of besteleenheid is ingevoerd) blijft het veld leeg of wordt alleen het waarschuwingssignaal gebruikt als trigger.

Kort samengevat:

Als de huidige voorraad < minimale voorraad → aanvullen tot maximale voorraad, afgerond naar het dichtstbijzijnde veelvoud van “bestellen per”.