Inkooporder Aanmaken
De inkooporder is een officieel document dat wordt gebruikt in het inkoopproces van uw bedrijf. Het wordt door u naar uw leverancier gestuurd om de intentie tot aanschaf van goederen vast te leggen. Belangrijke details zoals hoeveelheid, beschrijving van items, prijs, leverings- en betalingsvoorwaarden worden hierin gespecificeerd.
Nieuwe inkooporder
Om een inkooporder aan te maken, dient u eerst uw leveranciers toe te voegen aan de backoffice. Hierna kunt u een nieuwe inkooporder aanmaken.
Ga naar de 'Inkoop module'
Deze kunt u bereiken door op de knop te klikken in de navigatiebalk. Bovenin het homescherm van de backoffice staat echter ook een snelkoppeling naar 'Nieuwe inkoop'.
Inkoop order samenstellen
Kies nu de leverancier waarnaar u de inkooporder versturen wil. Wanneer u deze heeft gekozen opent het venster waar de inkooporder kan worden samengesteld. De besteldatum staat standaard op de dag waarop u de inkooporder aanmaakt. U kunt er ook voor kiezen om deze aan te passen naar een datum in het verleden of toekomst. Daaronder geeft u aan wanneer u de bestelling ontvangen wilt.
Eventueel kunt een interne opmerking, externe referentie en andere gegevens toevoegen.
Artikelen toevoegen aan inkooporder
Onder de zojuist ingevulde gegevens vind u een aantal tabbladen. Onder het tabblad 'Inkoopregels' gaat u de artikelen toevoegen.
Gebruik de eerst aangegeven regel om een artikel toe te voegen. Wanneer deze niet zichtbaar is, gebruik de knop '➕ Nieuwe orderregel' om een lege regel toe te voegen. Klik op de regel en begin met typen. Automatisch opent het zoekscherm en kunt u d.m.v. het toetsenbord of muis het juiste artikel selecteren. Gebruik hierna de 'TAB'- of 'ENTER' toets om naar de volgende kolommen te springen. Vul bijvoorbeeld de eenheid, inkoopprijs en aantallen in.
Wanneer u de regel doorentert met de 'ENTER'- of 'TAB' springt er automatisch een nieuwe regel in!
Inkooporder versturen
Wanneer u alle artikelen heeft toegevoegd, kunt u ervoor kiezen om deze inkooporder te verzenden naar de leverancier. Klik op het tabblad 'Bestellen'. Wanneer u de gegevens volledig ingevuld heeft bij de leverancier zijn deze automatisch ingevuld. Daarnaast kunt u een afzender e-mailadres, afzender naam, en andere gegevens invullen.
Deze kunt u ook automatisch invullen door een standaard vormgegeven mail (template) in te voeren en standaard afzender. Dit kunt u instellen via 'instellingen' -> 'Mijn Account' -> 'E-mail instellingen'.
Wanneer alle gegevens ingevuld zijn, kunt u de inkooporder versturen. Dit kunt u doormiddel van de knop '📨 Opslaan & Bestellen'. De leverancier ontvangt van u een e-mail met in de bijlage de inkooporder in .PDF formaat. Deze kunt u zelf printen of opslaan door aan de bovenzijde van dit scherm op de knop '🖨️ Bestelbon' te drukken.
U kunt de order aan bepaalde statussen toewijzen deze zijn alsvolgt:
Wanneer u de inkooporder verstuurt naar de leverancier d.m.v. de knop '📨 Opslaan & Bestellen' krijgt de order automatisch de status Besteld.